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如何做好采购计划与预算

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发表于 2021-1-27 19:08:58 | 显示全部楼层 |阅读模式
  采购计划是指采购人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署。采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格。
  采购预算是保障企业战略计划和作业计划的执行,确保企业组织目标一致;协调企业各部门之间的合作经营以及在企业各部门之间合理安排有限的资源,保证资源分配的效率性。对企业物流成本进行控制、监督。那么做好采购计划与预算就显得尤为重要了,采购人员在做采购计划和预算时要注意哪些问题?采购人员应该如何做好采购计划与预算呢?
  一、采购数量计划
  1.编订采购数量计划的目的
  企业的经营自购人原料、物料开始,经加工制成或经组合装配成为产品,再通过销售过程获取利润。其中如何获取足够数量的原料、物料,即是采购数量计划的重点所在。因此,采购数量计划是在某一特定的期间内,应在何时购入何种材料及材料多少的估计作业。
  总的来说,数量计划应达到以下目的
  (1)预估材料需用数量与时间,防止供应中断,影响产销活动。
  (2)避免材料储存过多,积压资金,占用仓储空间。
  (3)配合公司生产计划与资金调度。
  (4)使采购人员事先准备,选择有利时机购人材料。
  (5)确立材料耗用标准,以便控制用料成本。
  2.采购数量决定流程

  3.需运用的资料
  (1)生产计划。
  由销售预测,加上人为的判断,即可拟订销售计划或目标。销售计划,是表明各种产品在不同时间的预期销售数量:而生产计划则依据销售数量,加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。
  (2)用料清单。
  生产计划只列示产品的数量,若想直接知道某一产品需用哪些物料,以及数量多少,则须借助用料清单。该清单是由研发或产品设计部门拟订的,内容列示各种产品由哪些材料所制造或组合而成。根据该清单可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量。用料清单所列的耗用量,即通称的标准用量,与实际用量相互比较,可作为用料控制的依据。
  (3)存量管制卡。
  若产品有存货,则生产数量不一定要等于销售数量。同样,若材料有库存数量,则材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此,必须建立物料的存量管制卡,以表明某一物料目前的库存状况:再依据用料需求数量,并考虑购料的作业时间和安全存量水准,算出正确的采购数量,然后才开具请购单,进行采购活动。
  4.采购数量计算
  综上所述,生产计划、用料清单或材料需求计划以及存量管制卡,是决定采购数量的主要依据,因而,可依以下公式计算采购数量:
  本期应购数量=本期生产需用材料数+本期期末预定库存量一前期预估库存量一前期已购未入库数量
  5.填写采购数量计划表
  用料计划表只表示某一物料某月份应予订购的总量,至于某一物料应在何时订购、订购多少及何时到货,则必须填写采购数量计划表。
  二、采购预算(用款计划)编制
  1.什么是采购预算
  采购预算是指采购部门在一定计划期间(年度、季度或月度)编制的材料采购的用款计划。
  2.采购预算的目的
  采购部门可以凭采购预算进行采购和控制采购用款支出,并使财务部门据此筹措和安排所需资金,协调采购与财务部门之间的关系。
  国内外采购,有的以延期付款的方式进行。例如采用承兑交单、远期信用证及远期本票或支票。这些延期付款方式,不但到期日相当确定,而且金额很大(例如D/A和P/N在到期日必须支付100%的贷款,远期信用证支付90%的贷款)。因此,若采购预算(即付款计划)分为到期与新购两部分,由于到期部分可以相当准确地估算,因而采购预算有助于资金需求计划的正确性。
  3.采购预算编制的内容
  列入采购预算的各种材料的采购数量和金额,以企业进行生产和经营维修所需的原材料、零部件、备件等为主。设备更新和基本建设所需的机器设备和工程材料,则应另编单项采购预算,不包括在计划期间的采购预算内。
  4.采购预算编制的目的
  采购预算通常根据以下依据编制:
  (1)计划期间生产和经营维修所需材料的计划需用量。
  由生产计划管理部门在销售计划的基础上根据所编制的生产计划,以及前期材料消耗资料和材料清单计算确定。
  (2)预计本期期末库存量。
  预计本期期末库存量,加上由编制预算之日起至本期期末止这一期间的预计收入量再减去同期预计发出量来确定。预计本期期末库存量即为计划期期初库存量。
  (3)计划期期末结转库存量。
  由仓管和采购部门根据各种材料的安全储备量和提前订购期共同确定。
  (4)材料计划价格。
  由采购部门根据材料的当前市场价格,以及其他各种影响因素如国际政治经济因素来确定。
  三、影响采购计划于预算的因素
  影响采购计划与预算的准确性的要素,采购人员应详加注意,具体来说有下列各项:
  1.年度营销计划
  除非市场出现供不应求的状况,否则企业年度的经营计划多以营销计划为起点,而营销计划的拟订,叉受到销售预测的影响。销售预测的决定因素,包括外界的不可控制因素,如国内外经济发展情况(GDP.失业率、物价、利率等)、技术发展、竞争者状况等;以及内部可控制因素,如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。
  2.年度生产计划
  一般而言,生产计划源于营销计划,若营销计划过于乐观,将使产量变成存货,造成企业的财务负担:反之,过度保守的营销计划,将使产量不足以供应顾客所需,丧失了创造利润的机会。因此,常因营销人员对市场的需求量估算失当,造成生产计划朝令夕改,也使得采购计划与预算必须经常调整修正,物料供需长久处于失衡状况。
  3.用料清单
  若产品、工程变更层出不穷,致使用料清单难作及时的反应与修订,以致根据产量所计算出来的物料需求数量,与实际的使用量或规格不尽相符,造成采购数量过多或不及,物料规格过时或不易购得。因而,采购计划的准确性,有赖于维持最新、最正确的用料清单。
  4.存量控制卡
  由于应购数量必须扣除库存数量,因而,存量控制卡记载是否正确,也会影响采购计划的准确性。这包括料账是否一致,以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符,或存量中并非全数皆为规格正确物料,这将使仓储的数量低于实际的可取用数量,故采购计划中的应购数量将会偏低。
  5.物料标准成本的设定
  在编订采购预算时,对将来拟购物料的价格预测不容易,故多以标准成本替代。如果该标准成本的设定,缺乏过去的采购资料为依据,也无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等的总成本,则其正确性会降低。因而,标准成本与实际购人价格的差额,即是采购预算准确性的评估指标。
  6.生产效率
  生产效率的高低,将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低,会导致原物料的单位耗用量提高,而使采购计划中的数量不够生产所需。当生产效率有降低趋势时,采购计划必须将此额外的耗用率计算进去,才不会发生原物料的短缺现象。
  7.价格预期
  在编订采购金额预算时,应对物料价格涨跌幅度、市场景气状况等多加预测,甚至列为调整预算的因素。由于个人主观的判定与事实的演变常有差距,也可能会造成采购预算的偏差。
  由于影响采购计划与预算的因素颇多,故采购计划与预算拟订后,必须与产销部门保持经常的联系,并针对现实的状况作必要的调整与修订,才能达成维持正常产销活动的目标,并协助财务部门妥善规划资金的来源。
  特别提示:
  1、采购预算的编制要遵循实事求是、积极稳妥、留有余地、比质比价的编制原则;
  2、编制采购计划是一项复杂而又细致的工作,而一个好的采购计划,是能对已经发生或将要发生的变化因素进行深入的分析和预测,这样才能够有效地避免投资风险,最大限度降低物流成本,对企业的物流管理活动起到积极的作用。

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