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采购询价议价操作指导书

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发表于 2021-1-27 20:02:43 | 显示全部楼层 |阅读模式
一、采购询价议价的目的及作用:
   询价议价是采购专员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后,采购专员对至少三家合格供应商进行询价、比价、议价,最终获得有竞争性的价格,最大程度的降低采购成本。      
   如何进行正确、有效的采购询价议价?
   采购专员在进行询价时应向供应商提供足够的资料,来方便其报价作业,从而可以帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。通常询价单中应包含以下内容:
   1、品名
   询价项目的“品名”是在询价单上所应必备的最基本资料。
   2、数量
   通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量,通常包括有“年需求量”、季需求量甚至“月需求量”、每一次下单的大约“订购数量”;或产品“生命周期的总需求量”。除了让供应商了解需求量及采购的形态外,也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。
   3、“交期”与“包装”
   交期的要求包括采购方对采购产品需要的时间,以及供应商需要多少时间来准备样品、第一批小量生产,及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依采购方的要求来配合,不过交期的长短关系着采购产品的价格,买方应视实际需要来提出要求,而非一味的追求及时供货。
  包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重,除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外,供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。
    4、采购方的“付款条件”    有关付款条件,虽然双方都有各自的公司政策,采购方希望付款时间愈晚愈好。相反,供应商当然是认为愈早愈好。采购方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件,供应商也可在报价时提出其不同的要求,最后的付款条件则需双方经协议后所订定。
     5、“售后服务”与“保证期限”    在采购一些机器设备如水表校表台、生产线、测试仪器等,供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求,例如要求延长保证期限,或改变售后服务的内容等等,因其牵涉到采购持有成本。
    6、报价到期日    为了方便采购比价作业的时程,报价的到期日应该让供应商有所了解,对于较复杂的产品,应该给予供应商足够的时间来进行估价。
    7、“保密协定”的签署文件    在一些新产品开发的询价上,由于牵涉到业务机密的缘故,在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机,会进一步让供应商签署一份“保密协定”的文件,要求供应商在一规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。
二、采购谈判与议价技巧
   成功的谈判之前必须有详尽的规划(PLAN)由四个部分构成:Predict(预算)、Learn(学习)、Analyze(分析)、Negotiate(谈判)。
采购专员除了要做好PLAN之外,还要掌握充分的谈判技巧,可以概括为以下几种:
   1、借刀杀人
   通常询价之后,可能有3-5个厂商报价,经过报价分析与审查,然后按报价高、低次序排列(比价)。议价究竟先从报价最高者着手,还是从最低者开始时?是否只找报价最低者来议价?是否与报价的每一厂商分别议价?事实上,这并没有标准答案,应视状况而定。若时间有限,先找比价结果排行第三低者来议价,探知其降低的限度后,再找第二者来议价,经过这两次议价,“底价”就可能浮现出来。以前述第三、第二者降价后的“底价”,要求最低者降至“底价”以下来承做,达到“借刀杀人”的目的。“借刀杀人”降到合理的降价目的,应即见好就收,觉得造成报价厂商之间的“害颈竞争”(Cut-throat         Competition),致延误采购时效。此外,摒除原来报价偏高的厂商之议会机会,可以鼓舞竞争厂商勇于提出较低的报价。
    2、化整为零
   采购人员获得合适的价格,必须深入了解供应商的“底价”究竟是多少?若是仅仅得供应商笼统的报价,据此与其议价,吃亏上当的机会相当大。若能要求供应商提供详细的成本分析表,则“杀价”才不致发生错误。因为真正的成本或底价,只有供应商心理明白,任凭采购人员乱砍乱杀,最后恐怕还是占不了优势因此,特别是拟购之物品是由几个不同的零件组合或装配而成时,即可要求供应商“化整为零”,列示各项零件并逐一报价;另询导专业制造此等零件的厂商另行独立报价,籍此寻求最低的单项报价或总价,做为议价的依据,但也面临以完成品买进或以个别零件买进自行组装的采购决策。
   3、压迫降价
   此为买方占优势的情况下,以胁迫的方式要求供货商降低价格,并不征询供应商的意见。这通常是在卖方处于产品销路欠佳,或竞争十分激烈,致发生亏损或利润微薄的情况下,为改善其获利能力而使用的杀手锏,由于市场不景气,故形成供应商存货积压,急于出脱换取周转基金。    因此,这时候形成买方市场(Buyer’s  market)。采购人员通常遵照公司的紧急措施(Contingency Plan),通常供应商自特定日期起降价若干;若原来供应商缺乏配合意愿,即行更换来源。当然,此种激烈的降价手段,会破坏供需双方的和谐关系;当市场好转时,原来委曲求全的供应商,不是“以牙退牙”提高售价,即是另谋发展,供需关系难能维持良久。
总之,在采取“压迫降价”时,必须注意切勿“杀鸡取卵”以免危害长期的供应商关系或激起对抗的行动。



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